A venir, un nouvel outil de gestion (ERP)
L’APBA est en pleine prospection pour choisir une suite logicielle couvrant les domaines fonctionnels de la Finance, des Achats, des Ressources Humaines, de la Production et de la Gestion Commerciale. Compte tenu de la complexité d’un tel projet, les directions opérationnelles du Siège ont opté pour un accompagnement par un cabinet spécialisé (Groupe Référence).
Depuis la fusion ADAPEI67/PB68, les salariés utilisent des applications de gestion issues du périmètre des Papillons Blancs du Haut-Rhin qui atteignent aujourd’hui leurs limites compte-tenu notamment du volume de données à gérer de plus en plus important. Leur ergonomie est aujourd’hui dépassée et il manque un certain nombre de fonctionnalités contraignant les utilisateurs à retraiter une partie des données à l’aide d’un tableur. De conception ancienne, ces applications de gestion communiquent mal avec leur environnement, ce qui ne permet pas de les inscrire dans un ensemble capable de garantir l’unicité de la donnée saisie.
Aujourd’hui, l’APBA doit faire évoluer les pratiques en tenant compte de l’évolution de son périmètre, de ses besoins ainsi que des contraintes réglementaires. Seront notamment abordées les thématiques telles que la gestion analytique multiaxes, les flux de travail, la dématérialisation des documents, l’urbanisation des différentes « briques » qui constitueront le nouvel ERP.
Le processus « achat » sera quant à lui entièrement dématérialisé, permettant ainsi de réduire fortement la circulation du format papier et de fiabiliser les états budgétaires mensuels du fait de la prise en compte des engagements dès l’envoi des commandes aux fournisseurs.
Le télétravail s’est fortement développé ces douze derniers mois du fait du contexte sanitaire. Le retour d’expérience, qui a notamment fait l’objet d’un séminaire de travail regroupant les salariés du Siège en septembre dernier, a été pris en compte lors des travaux de recueil des besoins, particulièrement s’agissant de la dématérialisation des différents processus du périmètre du projet ERP.
A l’heure actuelle, cinq éditeurs ont été présélectionnés sur la base d’un cahier des charges établi en lien avec le consultant. D’ici fin avril, un choix sera fait. Après sept mois de paramétrage, la première « brique » de l’ERP deviendra opérationnelle afin de permettre au service RH de réaliser les paies à compter du 1er janvier 2022. Les autres modules de l’ERP seront ensuite progressivement déployés.
Un outil au service des ESAT et de l’EA
La suite logicielle ERP concernera également le pôle ESAT et l’Entreprise Adaptée via une solution de gestion de production, de facturation et de prospection (outil CRM). Mieux suivre la relation client afin de les diversifier et de les fidéliser, répondre aux exigences toujours plus nombreuses de ces derniers dans le domaine de la sous-traitance industrielle ou encore disposer d’outils de suivi d’activité et de contrôle budgétaire constituent les principaux domaines qui ont été retranscrits et documentés dans le cahier des charges. La mise en place de l’outil CRM permettra également d’établir un outil de gestion des adhérents.
DIU et ERP sont liés
Une interconnexion entre le Dossier Informatisé de l’Usager (DIU) et le nouvel ERP sera mise en œuvre afin d’apporter davantage de fluidité des données entre ces deux domaines fonctionnels. Sont notamment concernées les données de planification (rapprochement des plannings des activités avec le planning horaire des professionnels), de facturation de la participation aux frais d’hébergement et de tarification dans le cadre des évolutions règlementaires annoncées par les autorités (Agence Régionale de Santé Grand Est et Collectivité Européenne d’Alsace). L’APBA est une association à gestion parentale qui tient sa légitimité du nombre de familles adhérentes. La gestion des adhérents dans l’ERP, en lien avec le DIU et le CRM, est donc primordiale.